Angebotserstellung im Sondermaschinenbau automatisieren

Im Sondermaschinenbau kostet ein Angebot mehr als das Angebot wert ist, solange niemand weiß, was die letzte vergleichbare Maschine am Ende wirklich gekostet hat. Der Engpass ist nicht das Schreiben des Dokuments, sondern die Vorkalkulation, und die scheitert fast immer an derselben Stelle: Die Nachkalkulation existiert, aber niemand findet sie wieder. Automatisierung wirkt deshalb genau dort und nicht in der Textbausteinverwaltung.

Dieser Artikel geht den Angebotsprozess Station für Station durch und trennt, was sich automatisieren lässt, von dem, was eine Entscheidung bleibt. Die zweite Liste ist die wichtigere.

Woraus besteht ein Angebot im Sondermaschinenbau?

Anders als bei Katalogware oder Ersatzteilen gibt es keinen Preis, der nachgeschlagen werden könnte. Jede Anfrage ist ein kleines Entwicklungsprojekt, das kalkuliert werden muss, bevor irgendjemand weiß, ob es sich lohnt. In der Praxis durchläuft eine Anfrage sechs Stationen:

1. Eingang und Sichtung. Die Anfrage kommt als E-Mail mit Lastenheft, oft als PDF, manchmal als Zeichnungssatz oder als Telefonnotiz.
2. Technische Klärung. Was will der Kunde wirklich, was ist davon machbar, und welche Fragen müssen vor der Kalkulation beantwortet sein?
3. Konzept und Grobkonstruktion. Genug Konstruktion, um kalkulieren zu können, und keine Stunde mehr.
4. Vorkalkulation. Zukaufteile, Fertigungsstunden, Konstruktionsstunden, Montage, Inbetriebnahme, Risikoaufschlag.
5. Angebotsdokument. Technische Beschreibung, Preis, Lieferzeit, Zahlungsbedingungen, Gewährleistung.
6. Nachfassen und Nachverhandeln.

Station 5 ist die einzige, die von außen wie Angebotserstellung aussieht, und sie ist die kürzeste. Wer die Durchlaufzeit senken will, muss an 2 bis 4 ansetzen.

Wo geht die Zeit tatsächlich hin?

Die Verteilung erklärt, warum Angebotskonfiguratoren im Sondermaschinenbau so oft enttäuschen. Sie greifen Station 5 an, also den Posten, der ohnehin am wenigsten kostet.

Was ist der eigentliche Engpass?

Die Frage, die jede Vorkalkulation im Kern beantworten muss, lautet: Was hat eine ähnliche Maschine bei uns tatsächlich gekostet?

In den meisten Häusern ist diese Information vorhanden. Sie steht in Altangeboten, in Nachkalkulationen, in Projektabschlussberichten und in den Köpfen von drei bis fünf Personen. Sie ist nur nicht auffindbar. Wer sie sucht, sucht in einer Ablagestruktur, die über zwei Jahrzehnte gewachsen ist, und stellt nach zwanzig Minuten fest, dass Schätzen schneller geht.

Genau an dieser Stelle entsteht der Fehler, der später teuer wird. Nicht, weil jemand schlecht kalkuliert, sondern weil er ohne die beste verfügbare Grundlage kalkuliert.

Was lässt sich automatisieren?

Vier Dinge tragen sich in der Praxis regelmäßig.

Anfragen erfassen und klassifizieren. Eingehende Anfragen werden ausgelesen, der Maschinenfamilie zugeordnet und mit den Eckdaten versehen, die für die Vorsortierung nötig sind. Das spart wenig Zeit pro Anfrage, sorgt aber dafür, dass überhaupt eine durchsuchbare Historie entsteht.

Ähnliche Altprojekte finden. Der wichtigste Punkt. Ein System, das Lastenhefte, Altangebote und Nachkalkulationen inhaltlich durchsucht, beantwortet die Frage aus dem vorigen Abschnitt in Minuten statt in Stunden. Es liefert keine Kalkulation, sondern Vergleichsfälle mit Beleg.

Vorkalkulation aus Altdaten vorschlagen. Aus den gefundenen Vergleichsfällen und der Nachkalkulationshistorie lässt sich eine erste Schätzung ableiten, inklusive der Bandbreite, in der vergleichbare Projekte tatsächlich gelandet sind. Diese Bandbreite ist oft die wertvollere Information als der Mittelwert.

Angebotsdokument erzeugen und nachfassen. Textbausteine, technische Beschreibung aus dem Konzept, Terminverfolgung. Klein im Effekt, aber billig zu haben.

Was bleibt beim Menschen?

Drei Entscheidungen lassen sich nicht sinnvoll automatisieren, und der Versuch schadet.

Die Machbarkeitsentscheidung. Ob eine geforderte Taktzeit mit dem vorgesehenen Prinzip erreichbar ist, entscheidet niemand auf Basis von Ähnlichkeit zu Altprojekten. Genau hier liegt das Risiko, das ein Sondermaschinenbauer trägt.

Der Risikoaufschlag. Er hängt vom Kunden ab, von der Reife der Spezifikation und davon, wie viel Neuland in der Maschine steckt. Ein Modell, das ihn aus der Historie ableitet, schreibt vergangene Fehleinschätzungen fort.

Die Preisstrategie. Ob ein Auftrag zum Deckungsbeitrag oder zum Marktpreis angeboten wird, ist eine Vertriebsentscheidung. Sie gehört nicht in ein Kalkulationssystem.

Wann lohnt sich das nicht?

Bei einer niedrigen Trefferquote wird Automatisierung zum Verstärker des falschen Verhaltens. Wer eins von acht Angeboten gewinnt und den Prozess verdoppelt, verdoppelt vor allem den unbezahlten Aufwand. Die ehrlichere erste Frage lautet dann nicht, wie Angebote schneller entstehen, sondern welche Anfragen gar kein Angebot bekommen sollten.

Ebenfalls nicht lohnend: Häuser, in denen jede Maschine tatsächlich ein Unikat ohne Vorläufer ist. Der ganze Ansatz steht und fällt mit der Existenz vergleichbarer Altprojekte. Wer weniger als etwa dreißig auswertbare Vorgänge hat, hat keine Grundlage, sondern eine Anekdotensammlung.

Und schließlich: Wenn die Nachkalkulation gar nicht erst erstellt wird, fehlt die entscheidende Datenquelle. Das ist kein Softwareproblem, sondern eines der Prozessdisziplin, und es muss vorher gelöst werden.

Welche Daten setzt das voraus?

• Altangebote mit technischem Inhalt, nicht nur die Preisseite.
• Nachkalkulationen zu möglichst vielen dieser Angebote.
• Auftragsergebnis: gewonnen oder verloren, und nach Möglichkeit warum. Ohne diesen Punkt lernt ein System, wie Sie kalkulieren, aber nicht, ob Sie damit richtig lagen.
• Stücklisten und ERP-Daten als Ergänzung für Zukaufteile und Fertigungszeiten.

Der dritte Punkt fehlt am häufigsten und ist der wertvollste. Er ist auch der einzige, der sich nicht rückwirkend beschaffen lässt.

Wie hängt das mit Dokumentensuche zusammen?

Beide Themen greifen auf denselben Bestand zu, verfolgen aber verschiedene Ziele, und diese Trennung ist in der Praxis wichtig.

Wer Unterlagen, Normen und Projektwissen durchsuchen und die Antwort mit Datei und Seite belegt bekommen will, sucht ein Werkzeug. Dafür gibt es KoAssist, das aus den eigenen Dokumenten antwortet und die Fundstelle mitliefert.

Wer daraus einen Kalkulationsvorschlag ableiten und das Ergebnis in ERP und Angebotsprozess einbinden will, braucht eine Entwicklungsleistung. Das ist der Gegenstand dieses Artikels und das, was wir bauen.

Wie fängt man an?

Nicht mit dem Angebotsdokument. Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme: Wie viele auswertbare Angebote und Nachkalkulationen der letzten fünf Jahre liegen vor, wie einheitlich sind sie, und ist das Auftragsergebnis dokumentiert?

Diese Frage ist in ein bis zwei Wochen beantwortbar und entscheidet über alles Weitere. Fällt sie negativ aus, ist die richtige Maßnahme nicht ein KI-Projekt, sondern eine saubere Nachkalkulation ab sofort. In zwei Jahren steht dann die Grundlage, die heute fehlt.

Wie ein solches Projekt danach abläuft und was es kostet, steht in unserem Überblick zu KI-Projektkosten. Der verwandte Fall im After-Sales, mit einem anderen Zuschnitt und anderen Datenquellen, steht in Ersatzteil-Angebote automatisieren.